Senin Berwawasan, Mengenal Lebih Dekat Dengan Jadwal Retensi Arsip di Bawaslu
|
Depok – Bawaslu Kota Depok terus mengembangkan penguatan sumber daya manusia internal dengan memperkuat tata kelola administrasi dan akuntabilitas kelembagaan melalui penerapan Jadwal Retensi Arsip (JRA) sebagaimana diatur dalam Peraturan Bawaslu Nomor 14 Tahun 2020 tentang Jadwal Retensi Arsip.
Melalui kegiatan Senin Berwawasan (Selaw), Arsiparis Ahli Pertama Bawaslu Kota Depok, Aulia Miftah Rahmat, memaparkan ringkasan substansi Perbawaslu Nomor 14 Tahun 2020 tentang Jadwal Retensi Arsip kepada jajaran internal Bawaslu Kota Depok. Kegiatan tersebut dilaksanakan di Ruang Rapat Bawaslu Kota Depok, Senin (6/1/2026).
Penerapan JRA menjadi pedoman bagi Bawaslu Kota Depok dalam mengelola arsip secara tertib, sistematis, dan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, mulai dari proses penciptaan, penyimpanan, penyusutan, hingga penetapan arsip yang dimusnahkan atau dipermanenkan.
Aulia menyampaikan bahwa pengelolaan arsip yang baik tidak hanya berkaitan dengan administrasi, tetapi juga menjadi bagian penting dalam mendukung kerja-kerja pengawasan yang akuntabel dan berkelanjutan.
“Arsip merupakan bukti pertanggungjawaban kinerja kelembagaan. Oleh karena itu, pengelolaannya harus dilakukan secara terencana dan mengacu pada jadwal retensi arsip yang telah ditetapkan,” ujarnya.
| No | Jenis Arsip Substantif | Masa Aktif | Masa Inaktif | Keterangan Akhir | Pengelolaan |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Laporan Hasil Pengawasan Tahapan Pemilu/Pemilihan | 2 tahun | 3 tahun | Permanen | Disimpan, dialihkan ke arsip permanen |
| 2 | Arsip Penanganan Pelanggaran (Administratif/Pidana/Etik) | 2 tahun | 5 tahun | Permanen | Disimpan sebagai arsip hukum |
| 3 | Arsip Penyelesaian Sengketa Proses | 2 tahun | 5 tahun | Permanen | Disimpan |
| 4 | Pengawasan Pemutakhiran Data Pemilih Berkelanjutan (PDPB) | 2 tahun | 3 tahun | Dinilai kembali | Bisa dipermanenkan jika bernilai historis |
| 5 | Rekomendasi Bawaslu kepada KPU/Instansi | 2 tahun | 3 tahun | Permanen | Arsip pertanggungjawaban |
| 6 | Pengawasan Dana Kampanye | 2 tahun | 5 tahun | Permanen | Arsip hukum dan pengawasan |
(Contoh Tabel JRA Substatif - Arsip Inti Pengawasan Bawaslu Kab/Kota)
Dalam Peraturan Bawaslu Nomor 14 Tahun 2020, Jadwal Retensi Arsip dibagi ke dalam dua kategori, yaitu Jadwal Retensi Arsip Substantif dan Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif. Arsip substantif merupakan arsip yang berkaitan langsung dengan pelaksanaan tugas dan fungsi pengawasan Pemilu dan Pemilihan, antara lain laporan hasil pengawasan, penanganan pelanggaran, penyelesaian sengketa proses, serta rekomendasi Bawaslu kepada pihak terkait. Arsip-arsip tersebut pada umumnya memiliki masa simpan jangka panjang dan sebagian besar ditetapkan sebagai arsip permanen.
| No | Jenis Arsip Fasilitatif | Masa Aktif | Masa Inaktif | Keterangan Akhir | Pengelolaan |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Arsip Keuangan (SPJ, bukti transaksi) | 2 tahun | 3 tahun | Musnah | Dimusnahkan sesuai prosedur |
| 2 | Arsip Kepegawaian (cuti, absensi, penilaian) | 2 tahun | 3 tahun | Musnah | Kecuali arsip penting pegawai |
| 3 | Arsip Surat Masuk/Keluar Biasa | 1 tahun | 2 tahun | Musnah | Tidak bernilai guna lanjut |
| 4 | Arsip Pengadaan Barang/Jasa | 2 tahun | 4 tahun | Musnah | Setelah masa audit berakhir |
| 5 | Arsip Kehumasan (rilis, dokumentasi kegiatan) | 2 tahun | 3 tahun | Dinilai kembali | Bisa permanen bila bernilai sejarah |
| 6 | Arsip Perencanaan & Pelaporan Kinerja | 2 tahun | 3 tahun | Permanen | Arsip akuntabilitas lembaga |
(Contoh Tabel JRA Fasilitatif - Arsip Pendukung Kesekretariat Bawaslu Kab/Kota)
Sementara itu, arsip fasilitatif merupakan arsip yang mendukung pelaksanaan tugas kelembagaan, meliputi arsip keuangan, kepegawaian, pengadaan barang dan jasa, kehumasan, serta tata usaha. Arsip fasilitatif pada umumnya memiliki masa simpan terbatas dan dapat dimusnahkan setelah masa retensinya berakhir, sepanjang telah melalui prosedur dan ketentuan yang berlaku.
Melalui penerapan JRA, Bawaslu Kota Depok diharapkan dapat mencegah penumpukan arsip yang tidak memiliki nilai guna, memudahkan penelusuran dokumen saat dibutuhkan, serta mendukung keterbukaan informasi publik dan proses pemeriksaan internal maupun eksternal.
Ke depan, Bawaslu Kota Depok berkomitmen untuk terus meningkatkan pemahaman dan kapasitas jajaran sekretariat dalam pengelolaan arsip berbasis JRA, termasuk melalui penyesuaian standar operasional prosedur serta penguatan peran pengelola arsip di lingkungan Bawaslu Kota Depok.
Penulis dan Foto : M. Yudha Aldino
Editor : Azis Nur Fadillah
